Afbeelding
Foto: Getty Images

Wat moet er sowieso op een factuur vermeld staan?

25 september 2023 om 19:57 Partnercontent

Wat is er fijner als ondernemer dan het kunnen versturen van een factuur? Het betekent dat de beloning voor je werk voor de deur staat. Tenminste, als je een correcte factuur verstuurt waar alles op staat wat nodig is. We bespreken wat er sowieso op je factuur vermeld moet staan. Klik op de link voor handige tips voor een gratis factuur maken.

Factuurnummer
Je factuur moet om administratieve reden een uniek factuurnummer hebben dat erop vermeld staat. Zo kan er makkelijk naar verwezen worden en kunnen er geen misverstanden rondom de factuur ontstaan. Ook is de factuur hierdoor makkelijk terug te vinden.

Naam van je bedrijf, ontvanger en adresgegevens
Jouw factuur moet duidelijk maken van wie deze afkomstig is en aan wie hij gericht is. Om die reden moet jouw bedrijfsnaam erop staan plus het adres van je bedrijf. Ook van je klant moeten diens (bedrijfs)naam en adresgegevens vermeld zijn.

Btw-nummer en KvK-nummer
Je factuur moet aantonen dat jij met jouw bedrijf geregistreerd bent en belastingplichtig bent. Dat doe je door ten eerste jouw KvK-nummer te vermelden. Verder moet je ook jouw btw-nummer vermelden, waar tegenwoordig een vereenvoudigd nummer voor wordt gebruikt dat men btw-id noemt. Let erop dat je inderdaad deze vermeldt. Voor het je belastingaangifte gebruik je wél je volledige btw-nummer.

Data
Om aan je klant duidelijk te maken dat hij niet te lang moet wachten met betalen, zet je een uiterste betaaldatum op jouw factuur. Vaak ligt deze twee tot vier weken na de datum waarop de factuur verstrekt is. Daarom vermeld je óók de datum waarop je de factuur verstrekt op de factuur. Dat is ook van belang voor administratieve doeleinden.

Omschrijving van geleverde diensten of goederen
Omdat het voor degene die de factuur moet verwerken duidelijk moet zijn waar het om gaat én omdat dit handig is voor het later terugzoeken van een factuur is, is het zaak om een duidelijke omschrijving van de geleverde diensten of goederen te vermelden op jouw factuur. Bij meerdere verschillende zaken op één factuur moeten deze separaat met de desbetreffende kosten erbij vermeld worden.

Bedrag inclusief btw, de btw en het totale bedrag
Zonder een factuurbedrag heb je uiteraard geen geldige factuur. Dit bedrag moet door jou opgebroken worden in het verschuldigde bedrag exclusief btw, de btw die daarover berekend wordt en het totale te betalen bedrag inclusief btw. Zo is het voor iedereen duidelijk van hoeveel btw er met de factuur gemoeid is.

Vereenvoudigde factuur bij bedrag lager dan 100 euro
Ga je een factuur vesturen voor een bedrag dat lager is dan 100 inclusief btw? Dan heb je de optie om een vereenvoudigde factuur te versturen. Tenminste, als het niet gaat om een levering naar een ander EU-land waarbij de btw naar de afnemer verlegd is of een intracommunautaire levering. Wat er alsnog op vermeld moet worden, is de datum van de factuur, de naam en adresgegevens van je bedrijf, de btw, relevante informatie over de geleverde goederen of diensten en een eventuele verwijzing naar een eerdere factuur als er sprake is van een correctie.

Het is mogelijk om zelf je factuur te maken in Excel. Bovenstaande zaken gelden overigens voor facturen die binnen Nederland verstuurd worden. Als je zaken doet met bedrijven in het buitenland, kunnen er andere regels van toepassing zijn op facturen. Het gaat dan vooral om zaken die naast de hierboven benoemde onderdelen óók nog vernoemd moeten worden. Dit kan per land verschillen, ook binnen de EU. Check dus goed wat je daadwerkelijk allemaal moet vermelden voordat je een factuur naar het buitenland verstuurt.

Deel dit artikel via:
advertentie
advertentie