6 tips voor een optimale projectbeheersing

Kleine teams worden geconfronteerd met heel andere projectmanagementuitdagingen dan grotere teams. In dit artikel leer je beproefde projectmanagementtips die je kunt implementeren in je creatieve, advies- of implementatieprojecten. Als projectmanager ben je voortdurend bezig met het balanceren van de kwaliteit van het werk, deadlines en budgetten. Een adviseur projectbeheersing kan je hierbij helpen, net als de onderstaande tips. 

1. Voeg mijlpalen toe
Door je project in fasen op te splitsen en gaandeweg leveringsmijlpalen vast te stellen, kun je je projecten beter beheren. Je kunt de verwachtingen en risico’s beter beheersen. Hierdoor verbetert het succespercentage van je project. Daarnaast geven mijlpalen je team ook iets om naar uit te kijken en motiveren ze om werk gedaan te krijgen. We raden deze tip ook altijd aan bij organisatie ontwikkeling. 

2. Bevestig de capaciteit
Als klein bureau, adviesbureau of softwareteam is elk nieuw project een kans om je bedrijf te laten groeien. Daarom is het lastig om nee te zeggen tegen nieuwe projecten. Je team is echter mogelijk al overbelast met het leveren van bestaande projecten. Door nieuwe projecten aan te nemen zonder naar de planning van je team te kijken, loop je het risico je team te overbelasten, bestaande klanten te irriteren en je nieuwe klanten niet tevreden te stellen. Je kunt dit voorkomen door te checken of je het project echt aan kunt voordat je het aanneemt.

3. Schep vroeg verwachtingen
Vroegtijdig verwachtingen scheppen is van cruciaal belang voor alle projecten, klein of groot. Kleine teams negeren dit echter vaak. Ze hebben de neiging om de leveringsschema’s te veel te beloven en de werklast van hun team over het hoofd te zien. Het eindresultaat is een mislukte projectoplevering en overwerkte, uitgebrande teams. Voorkom dit door op tijd verwachtingen te scheppen, waar ook de mijlpalen bij helpen.

4. Communiceer goed en vlot
Communicatie is de sleutel tot het succes van je project. Het opzetten van een soepel projectcommunicatieproces is cruciaal voor de communicatie met de klant en zorgt ervoor dat iedereen in het team op dezelfde pagina zit. Besluitvorming en taakuitvoering zijn eenvoudiger als iedereen weet wat er gedaan moet worden en tegen wanneer. Zorg er daarom voor dat je team goed communiceert met elkaar en de klant.

5. Beheer risico’s
Risico’s zijn onverwachte gebeurtenissen die een project negatief beïnvloeden. Ze zijn onvermijdelijk in elk project en zijn daardoor direct ook een belangrijk onderdeel van projectbeheersing. Je probleemoplossende en projectmanagementvaardigheden worden tijdens zulke momenten op de proef gesteld. Iedereen die bij een project betrokken is – projectmanagers, projectteamleden en belanghebbenden – moet potentiële risico’s in de gaten houden.

6. Verbeter de kwaliteit 
Volgens een onderzoek van Geneca is herbewerking een van de grootste redenen waarom projecten mislukken. Maar liefst 80 procent van de respondenten gaf toe dat ze meer dan de helft van hun tijd besteden aan het opnieuw uitvoeren van projecttaken. Herwerk kan worden vermeden door er voortdurend naar te streven de kwaliteit van de taakvoltooiing te verbeteren. Dit kun je doen door alles te controleren en te testen, maar ook door een behoefteanalyse uit te voeren.